Manglende relevans eller overholdelse af standarder kan skyldes at virkeligheden har ændret sig, eller at vi ikke har fået ordentligt forventningsafstemt måden, vi udfører processen på. At arbejde med procesforbedringer har til formål at forbedre kundeoplevelsen, sikre ensartet kvalitet, og nedbringe antallet af fejl og tilbageløb der skaber spild. Og for medarbejdernes perspektiv at gøre hverdagen lettere.
Typisk indebærer arbejdet med værdistrømme og processer, at der gennemføres en indledende screening af involverede og relaterede processer (proceslandskab) og dernæst en kortlægning af udvalgt proces eller processer. Formålet er at få viden om gældende standarder og faktisk adfærd. Det kan også handle om at afdække varians i kvaliteten af produktet.
Dernæst gennemføres en analyse, der identificerer uhensigtsmæssigheder ved den nuværende proces og dermed potentialer til forbedringer. På baggrund af kortlægningen besluttes hvad der skal være den optimale standard, og hvorledes forbedringerne i processen skal implementeres.
Procesforbedringer vil ofte indebære en eller flere ændringer:
- Afklaring og opdatering af fælles bedste standarder.
- Ændring af service- og kvalitetsmål.
- Tilretning af procedurebeskrivelser: Standard Operation Procedures (SOP´er), jobinstruktioner (JI´er) og træningsmateriale.
- Evt. tilretning af IT-systemer.
- Optimeret fysisk indretning og oprydning (5S).
Hvis der er tale om større ændringer kan det medføre:
- Ændringer i organisering af opgaveløsningen.
- Eliminering af processer der ofte fejler eller skaber stort spild i form af tilbageløb mv.
Procesforbedringer vil ofte have sammenhæng til nødvendige forbedringer i styringen af driften. God driftsledelse er en måde at fastholde procesforbedringerne på, så det anbefales at kombinere procesforbedringer med forbedringer i styringen eller brug af struktureret problemløsning.
Links til andre løsninger:
